Flex Manager
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Assistentin, Sekretärin, Office Management

Assistentin, Sekretärin, Office Management

Erfahrungen

03/08 – z.Zt. Handels-Unternehmen, 63128 Dietzenbach
Office Management - freiberuflich
Aufgaben / Verantwortung:
- Korrespondenz in deutsch und englisch mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
- Buchhaltung inkl. Lohn- und Gehalt
- Einkauf und Logistikabwicklung
- IT-Unterstützung (Servermanagement, Warenwirtschaft)
- Vertragsgestaltung und –verwaltung
- allgemeine Büroarbeiten

11/98 – 02/08 64546 Mörfelden-Walldorf
Assistentin der Geschäftsführung
Katalogdistributor, ca. 370 Mitarbeiter in Deutschland
Aufgaben / Verantwortung:
- Konzeption / Erstellung / Ausarbeitung von Präsentationen und Texten für den Geschäftsführer
- Planung / Überwachung des Kostenstellenbudgets der Geschäftsführung
- Verantwortliche Betreuung des Empfangs mit Telefonzentrale mit 2 Mitarbeitern und der Kantine mit 3 externen Mitabeitern
- Verantwortliche Führung der internen Reisestelle (1 Mitarbeiter) inklusive Vertragsverhandlungen mit Reisebüros und Hotels
- Konzeption / Planung / Umsetzung der internen Mitarbeiterkommunikation durch Mitarbeiterzeitung, Newsletter, Präsentationen über Monitore
- Konzeption / Organisation / Durchführung von Firmenveranstaltungen für externe Gäste und für Mitarbeiter
- Vorbereitung, Bearbeitung und Nachbearbeitung von Personalangelegenheiten, die bei der Geschäftsführung angesiedelt sind
Übernahme und Leitung von strategischen Sonderprojekten mit wechselnden, anspruchsvollen Aufgaben:
­- Projekt zur Anpassung der Unternehmens- und Verhaltskultur an eine neue strategische Ausrichtung
­- Projekt zur Einstufung aller Stellen im Unternehmen nach einem Stellenbewertungssystem
­- Projekt zur Einführung einer modernen Personalpolitik mit variabler Vergütung für alle Mitarbeiter
- Umsetzung und Überwachung der Datenschutzrichtlinien in Absprache mit dem externen Datenschutzbeauftragten
- Aufbau und Pflege der Intranetseite der Geschäftsführung

09/93 – 10/98 72336 Balingen
Chefsekretärin kaufmännische und technische Geschäftsleitung
Maschinenbau, ca. 180 Mitarbeiter
Aufgaben / Verantwortung:
- Erstellung / Ausarbeitung von Kunden- und Bank-Präsentationen
- Kundenbetreuung auf Messen und Ausstellungen
- Angebotserstellung inklusive detaillierter Ausarbeitung technischer Produktbeschreibungen und technischer Zeichnungen
- Aufbau einer Kunden-Datenbank
- Mitarbeit bei Marketing- und Werbeaktionen
- Organisation von Kundenveranstaltungen im Haus und vor Ort
- Reiseplanung / -abrechnung für alle Mitglieder des Management Teams

10/83 - 08/93 72423 Albstadt-Ebingen
Nadelfabriken, ca. 2.500 Mitarbeiter in Deutschland

06/90 - 08/93
Chefsekretärin Geschäftsleitung „Marketing / Vertrieb“
Aufgaben / Verantwortung:
- Organisation und Betreuung von Sitzungen und Konferenzen im In- und Ausland
- Planung, Organisation und Durchführung der internationalen Geschäftsführerkonferenzen
- Ausarbeitung von Präsentationen, vertriebsrelevanten Statistiken, Marktübersichten und Planungsunterlagen

10/83 - 05/90
Sekretärin / Sachbearbeiterin für den Leiter „Controlling & Berichtswesen“
Aufgaben / Verantwortung:
- Selbstständige Bearbeitung / Erfassung / Plausibilitätskontrolle der Berichte aller ausländischen Tochtergesellschaften anhand teilweise selbst erarbeiteter Tabellenkalkulationsprogramme
- Überprüfung des jährlichen Budgets der ausländischen Tochtergesellschaften
- Erarbeitung der monatlichen Statistiken zur Vorlage bei der Geschäftsleitung

12/79 – 09/83 Einzelhandelsgeschäft mit Büro- und Papierwaren, 72336 Balingen
Selbstständig als Inhaberin
Aufgaben / Verantwortung:
- Wareneinkauf, Preiskalkulation, Verkauf
- Suche und Einstellung von Aushilfskräften
- Gestaltung Ladengeschäft und Präsentation Schaufensterflächen
- Buchführung

02/78 – 11/79 Omniusverkehr, Reisebüro, 72336 Balingen
Reisebüroangestellte
Aufgaben / Verantwortung:
- Verkauf von Bus-, Flug- und Schiffsreisen inklusive Kundenberatung
- Mitarbeit bei der Katalogerstellung
- Mitarbeit bei der Planung der Busreisen
- Reiseleitung bei Busreisen im In- und Ausland

04/75 – 01/78 72336 Balingen
Fremdsprachenkorrespondentin
Maschinenbau, ca. 260 Mitarbeiter
Aufgaben / Verantwortung:
- Eigenverantwortliche Betreuung des Angebotswesens der Exportabteilung
- Kundenbetreuung im Haus, auf Messen und Ausstellungen
- Selbstverantwortliche Abwicklung des kompletten Exportversands

Ausbildungen

Abitur
diverse EDV- und Englischkurse

Kernkompetenzen

Sekretariatsarbeiten, Büro-Organisation, Präsentationserstellung, Meetingorganisation, Eventmanagement, Controlling & Steuerung von Kennzahlen

Sprachen

englisch

Sonstiges

sehr gute Kenntnisse aller MS-Office-Programme + Adobe InDesign, Photoshop, Access
hoch engagiert, kommunikationsstark, ausgeglichen, humorvoll, charmant, multi-tasking-fähig

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